Eficiencia del Personal y Gestión de Reuniones

Comprendiéndonos a Nosotros Mismos y a los Demás

• Comprender que, cuando solicitamos la asistencia de otros a una reunión, estamos imponiendo nuestra lista de prioridades sobre ellos.
• ¿Qué nos impulsa a comportarnos como lo hacemos?
• ¿Somos conscientes de cómo nuestro comportamiento afecta a los demás? ¿Siempre responden como我们希望 y de la manera en que deberían? De no ser así, ¿por qué…?

El Proceso para Gestionar Reuniones

• ¿Por qué es necesaria una reunión; cuáles son las alternativas; algunas de esas alternativas son preferibles?
• El proceso para convocar, dirigir y preparar reuniones:
  • Crear un orden del día significativo que cubra los objetivos de la reunión, los temas a tratar y los tiempos sugeridos.
  • Invitar solo a las personas adecuadas – nadie más.
  • Gestionar la reunión: permitir solo contribuciones relevantes (pero con cuidado de diferenciar entre lo relevante y lo irrelevante); mantenerse en el orden del día; respetar los tiempos establecidos.
  • Generar resultados: no necesariamente actas detalladas, pero al menos puntos de acción.
  • Organizar reuniones de seguimiento.

Asistir a Reuniones

• ¿Necesito asistir a todas las reuniones a las que me invitan?
• ¿Cómo decido si asistir (o no) a una reunión?
• ¿Qué justificantes tengo para rechazar la asistencia?
• ¿Qué más se me permite hacer durante una reunión, en relación con los asistentes, el tema tratado y los tiempos?

Otras Cuestiones de Eficiencia Personal y Gestión del Tiempo

• Establecimiento de objetivos: personales y profesionales, y mantenerse en ellos.
• Priorización del trabajo
  • ¿Cómo decido lo que necesita hacerse?
  • ¿Cómo priorizo estas actividades?
• Tiempo impuesto por otros: ¿mis compañeros y colegas trabajan para mí, o yo trabajo para ellos…?
• Ladrones de tiempo: ¿qué más me roba tiempo y qué puedo hacer al respecto?
  • Correos electrónicos.
  • Llamadas telefónicas.
  • Interrupciones no planificadas.
  • Actividades de desplazamiento: procrastinación…
  • Otros factores…
• Delegación efectiva.
• Asertividad: buscar un compromiso; aprender a decir "no" de manera efectiva.